Tre tips for å lage gode skjemaer

1. Lag en introduksjonsside

Skjemaer bør ha en introduksjon som forteller brukerne det de må vite før de setter i gang. Da styrer vi forventningene og øker sjansen for at brukerne fyller ut skjemaet riktig på første forsøk.

Introduksjonssiden bør fortelle brukerne

• hva de kan bruke skjemaet til – for eksempel registrere reiseregninger
• hvem skjemaet er ment for – for eksempel ansatte i Bedrift AS
• hvem skjemaet ikke er ment for – for eksempel ansatte i Datterselskap AS
• hvilke opplysninger de må oppgi eller legge ved – for eksempel kopier av reisekvitteringer
• hva som skjer når skjemaet er sendt inn – for eksempel behandlingstid og mulige resultater for søknaden

2. Sørg for at feilmeldingene hjelper brukerne videre

Lag konkrete og vennlige feilmeldinger som hjelper brukerne å fylle ut skjemaet riktig.

Feilmeldingen kan fortelle brukerne bare at en feil har oppstått, for eksempel at de har glemt å fylle ut et felt:

• «*Dette feltet er obligatorisk.»

Feilmeldingen bør derimot også si noe om hvordan de fyller ut feltet riktig:

• «*Skriv inn barnets fødselsnummer (elleve siffer). Du finner fødselsnummeret under Min helse på helsenorge.no.»

Skal feilmeldingen være morsom?

Kanskje frister det å krydre feilmeldingen med litt humor, så blir det ikke så kjipt å gjøre en feil i skjemaet:

• «*Heisann, du! Rolig nå, du må fylle ut alle feltene først ;-)»

Artig? Kanskje. Effektivt? Neppe. Brukeren er her for å løse en oppgave, ikke for å bli underholdt.

Hvis dere vil være vennlige i skjemaet, anbefaler vi heller en pedagogisk tone som hjelper brukeren i mål:

• «*Skriv inn kontonummeret vi skal sende pengene til, så kan du gå videre.»

3. Gi brukerne en oppsummering og kvittering

Gjør brukerne trygge på at informasjonen de har lagt inn, stemmer og har kommet helt fram. Oppsummer svarene og send en kvittering som viser at skjemaet er mottatt.

Gi brukerne en oppsummering som

• er strukturert med informative mellomtitler
• lar dem se over alle svarene sine
• lar dem gå tilbake for å endre svarene sine
  

Start med en oppfordring til brukerne om å se over svarene nøye før de sender inn skjemaet. Da øker sjansen for at dere får inn korrekte svar.

Send brukerne en kvittering som

• bekrefter at skjemaet er mottatt
• forteller dem hva som skjer videre i prosessen
• inneholder en oppsummering av svarene deres
• inneholder kontaktinformasjon i tilfelle de har spørsmål
  

Brukerne kan få kvitteringen på nettsiden når skjemaet er sendt inn, men send gjerne kvitteringen på telefon og e-post også. Da kan brukerne når som helst dobbeltsjekke at alt er i orden.

Ta kontakt for å høre mer om kurs og rådgiving!

Vil dere lære mer om gode ledetekster, effektiv veiledning og et inkluderende, klart språk?

Vi tilbyr kurs om klart og godt språk i skjemaer, vurderer om skjemaene følger kriteriene for klarspråk, og hjelper dere med forbedringer.
Les om språktjenestene våre.

Vil du få lignende bloggartikler rett i innboksen din?

Meld deg på nyhetsbrevet vårt.